Personvernnemndas avgjørelse 20. mars 2018 (Mari Bø Haugstad, Bjørnar Borvik, Gisle Hannemyr, Hans Marius Graasvold, Petter Bae Brandtzæg, Ellen Blinkenberg)
1 Innledning
Saken gjelder klage over Datatilsynets avslag på krav om sletting av personopplysninger i barnevernjournal.
2 Sakens bakgrunn og faktum
Saken gjelder en privatperson, (heretter «A»), som har klaget X kommune v/Y barnevern inn for Datatilsynet for brudd på personopplysningsloven §§ 27 og 28. A ønsker en rekke personopplysninger og notater slettet fra Y barneverns journalsystem. Det dreier seg om bekymringsmeldinger og journalnotater som dels er nedtegnet etter samtaler med navngitte personer, dels basert på anonyme meldinger. Hovedvekten av opplysningene som kreves slettet stammer fra en navngitt person som A har vært og er i konflikt med.
Det er opplyst at Y barneverntjeneste benyttet opplysningene i en sak med begjæring om omsorgsovertakelse av As datter. Fylkesnemnda vedtok omsorgsovertakelse, men vedtaket ble senere opphevet av tingretten og omsorgen for barnet ble tilbakeført.
A har henvendt seg til X kommune og bedt om at Y barnevern sletter en rekke opplysninger som finnes i barnevernmappa til As datter. X kommune innhentet Y barneverntjenestes syn på saken. Y barnevern vurderte kravet om sletting i brev til X kommune datert 22. februar 2017. Barnevernet kom til at opplysningene i notatene ikke var uriktige, mangelfulle eller ufullstendige, slik at vilkårene for retting i personopplysningsloven § 27 første ledd ikke var oppfylt. Barnevernet la vekt på at As fremstilling av saken også finnes tilgjengelig i saksmappen. Barnevernet vurderte også sletting etter personopplysningsloven § 28, og kom til at hensynet til behovet for dokumentasjon måtte veie tyngre enn hensynet til den registrerte i dette tilfellet. Begjæringen om sletting ble etter dette avslått av kommunen. A brakte kommunens avslag inn for Datatilsynet.
Den 17. juli 2017 fattet Datatilsynet vedtak hvor de avslo As begjæring om sletting. Datatilsynet mente at personvernhensyn var tilstrekkelig ivaretatt gjennom sakens samlede fremstilling og fant ikke grunn til å fatte vedtak om sletting etter personopplysningsloven § 27 tredje ledd. Datatilsynet fant det ikke forsvarlig å fatte vedtak om sperring eller sletting av opplysningene, selv om det oppleves som sterkt belastende for A at opplysningene er lagret i journalen, jf. personopplysningsloven § 28 tredje ledd jf. fjerde ledd.
A klaget over vedtaket 25. august 2017, etter å ha fått innvilget utsatt klagefrist. Datatilsynet vurderte klagen og opprettholdt sitt vedtak.
Personvernnemnda mottok saken 7. februar 2018. A ble orientert om saken i brev fra nemnda samme dag, med frist for eventuell uttalelse innen 26. februar 2018.
Y barnevern og X kommune ble tilskrevet den 14. februar 2018 med frist for eventuelle kommentarer innen 2. mars 2018.
Nemnda mottok kommentarer fra A i e-post 26. februar 2018. Det er ikke innkommet ytterligere kommentarer fra X kommune.
3 As anførsler
X kommune og Y barnevern har brutt personopplysningsloven §§ 27 og 28 ved å nekte å rette og slette grove og ærekrenkende opplysninger i Y barneverns mappe. Opplysningene er oppspinn fra en person som har hatt som mål å få barnevernet til å skille undertegnede fra sin kjæreste. I mappen er det oppført usannheter og flere dokumenter er fabrikkert for bruk i sak om omsorgsovertakelse.
Det kreves at alle meldinger som er innlevert (dels innringt og dels innlevert ved personlig oppmøte) fra B skal slettes/fjernes fra mappen. Videre kreves to meldinger innringt av C fjernet/slettet, da disse opplysningene også stammer fra B. Videre kreves to logger skrevet etter telefonsamtale med D og politibetjent H ved Z lensmannskontor slettet/fjernet, da det er kommet frem at påstanden i loggen er feil. Endelig kreves fjernet/slettet loggen fra telefonsamtale mellom E og overlege F, da det er kommet frem at F tar sterk avstand fra det som fremkommer i barnevernets logg. I realiteten kreves alle dokumenter produsert etter 30. april 2014 slettet/rettet, da alt etter dette tidspunktet er fattet på feil grunnlag og på falske påstander.
I alle disse meldingene er det fremsatt grove påstander om vold, rus, psykisk sykdom og seksuelt misbruk av barn. Opplysningene er grove og ærekrenkende og representerer en stor belastning for klager og hans familie.
4 X kommune v/Y barneverns anførsler
Opplysningene som kreves slettet er følgende:
- All informasjon fra B, herunder bekymringsmeldinger hvor avsender er kjent og også hvor avsender ukjent, men man kan anta at bekymringsmeldingen er levert av B.
- To bekymringsmeldinger fra C som er inngitt pr telefon, der hun henviser til en mann som har kommet med opplysninger til C.
Barneverntjenesten har plikt til å dokumentere tjenestene som utføres, jf. arkivlovgivningen. Dokumentasjonen er viktig for å synliggjøre grunnlaget for de beslutningene som blir fattet. Arkivpliktig materiale kan i utgangspunktet ikke slettes, jf. arkivlova § 9. Arkivlova § 9 bokstav c fastslår at personopplysningsloven gjelder utfyllende når det gjelder retting og sletting.
Personopplysningsloven §§ 27 og 28 gjør unntak fra sletteforbudet i arkivlova i enkelte tilfeller. Etter § 27 er den primære løsningen at mangelfulle eller uriktige opplysninger skal rettes eller suppleres med korrekte opplysninger, jf. annet ledd. Dersom tungtveiende hensyn tilsier det kan Datatilsynet bestemme at opplysningene skal slettes eller sperres, jf. tredje ledd.
Dokumentene som kreves slettet er, med unntak av bekymringsmeldingen fra B, journalnotater som barneverntjenesten nedtegnet etter samtale med anonym melder og C. Det var ikke observasjoner som barneverntjenesten selv hadde gjort. Det er derfor nærmest umulig å vurdere om opplysningene fra den anonyme melderen og C var korrekte eller uriktige. På det tidspunktet opplysningene ble mottatt hadde barnevernet plikt til å nedtegne dem. På dette tidspunktet hadde barnevernet allerede kontakt med familien og de opplysningene denne saken gjelder inngikk derfor i det totale materialet barneverntjenesten hadde. De meldingene som var anonyme hadde likevel en lavere bevisverdi, fordi de ikke er like etterprøvbare som andre meldinger.
Y barnevern mener det er vanskelig å si om alle de opplysningene A nå krever slettet er uriktige. For å sikre at opplysningene som er lagret i barnevernmappa ikke skal være ufullstendige, er både brevet til A fra X kommune datert 31. juli 2017, samt Y barneverns brev 22. februar 2017 inntatt i barnevernmappa. Det innebærer at de som ser barnevernmappa vil kunne gjøre seg kjent med As framstilling av saken. I mappa inngår også både Fylkesnemndas avgjørelse og tingrettens dom, hvor bevisene er omtalt.
Barnevernet peker på at A stadig stiller spørsmål ved Y barneverns arbeid i saken. Selv om barnevernssaken er avsluttet, kan man ikke se bort fra at saken kan bli gjenstand for vurderinger fra ulike offentlige instanser. Barnevernet mener derfor at opplysningene er nødvendige av dokumentasjonshensyn, jf. personopplysningsloven § 27 andre ledd, og at det ikke foreligger tungtveiende personvernhensyn som tilsier sletting, jf. personopplysningsloven § 27 tredje ledd.
Y barnevern har også vurdert sletting etter personopplysningsloven § 28 tredje ledd, men har kommet til at opplysningene ikke er så sterkt belastende for klager at det gir grunnlag for sletting etter denne bestemmelsen. Barnevernet viser til at Datatilsynet har en restriktiv praksis når det gjelder krav om sletting av opplysninger hos barnevernet. Behovet for dokumentasjon veier som hovedregel tyngre enn hensynet til at den enkelte kan oppleve opplysningene som belastende.
Barnevernet har vektlagt at opplysningene i saken samlet sett anses å gi et riktig bilde av saken og at opplysningene som klager ønsker slettet bare er en del av det samlede bildet. Videre er det vist til at bekymringsmeldinger sjelden er avgjørende for hvilke tiltak som blir iverksatt, men at bekymringsmeldinger viser saksgangen og legger grunnlag for hvilke opplysninger barnevernet innhenter i sitt videre arbeid. Formålet med videre undersøkelser er å avklare om innholdet i bekymringsmeldingene er riktig. Dersom undersøkelsene viser at innholdet ikke er riktig, kan likevel hensynet til dokumentasjon medføre at bekymringsmeldingen ikke blir slettet.
5 Datatilsynets vurdering
Barnevernet har plikt til å dokumentere sitt arbeid. Dokumentasjon er viktig for å synliggjøre grunnlaget for beslutningene som blir fattet. Barnevernets dokumentasjon er arkivpliktig etter arkivlova. Arkivpliktig materiale kan i utgangspunktet ikke slettes, med mindre arkivlova åpner for kassasjon, jf. arkivlova § 9.
Arkivlova § 9 første ledd bokstav c slår fast at personopplysningsloven gjelder utfyllende for retting og sletting av personopplysninger. Datatilsynets hjemmel til å fatte vedtak om retting og sletting fremkommer i personopplysningsloven §§ 27 og 28. Riksarkivarens uttalelse skal innhentes før det fattes vedtak om sletting.
Datatilsynet har gjennom langvarig praksis praktisert en høy terskel for å fatte vedtak om sletting av personopplysninger i barnevernjournal. Tilsynets praksis viser også at det er av betydning om klagers fremstilling av saken fremkommer i journalen. Tilsynet viser til sakene PVN-2003-04 og PVN-2013-06.
Det er umulig og lite hensiktsmessig for Datatilsynet å vurdere om opplysningene som ønskes slettet er mangelfulle. Tilsynet kom til at saken som helhet må anses å gi et fullstendig bilde, ettersom den også viser As fremstilling. Tilsynet la vekt på at saksmappen inneholder både fylkesnemndas avgjørelse, dom fra Y tingrett, As brev til X kommune datert 31. januar 2017 og barnevernets svarbrev datert 22. februar 2017. Tilsynet kom til at personvernhensyn var tilstrekkelig ivaretatt gjennom sakens samlede fremstilling og fant derfor ikke grunn til å fatte vedtak om sletting etter personopplysningsloven § 27 tredje ledd.
Barnevernet har vurdert det slik at det er behov for å oppbevare notatene som dokumentasjon, blant annet som følge av mulige vurderinger fra offentlige instanser. Barnevernet kom derfor til at opplysningene ikke kan sperres eller slettes etter personopplysningsloven § 28 tredje ledd. Datatilsynet deler barnevernets vurdering av at det er viktig å dokumentere bekymringsmeldinger som leder til undersøkelser, selv om bekymringsmeldingen ikke fører til tiltak fra barnevernets side. Tilsynet kom til at det ikke er forsvarlig å fatte vedtak om sperring eller sletting av opplysningene, selv om det oppleves som sterkt belastende for klager at de er lagret i journalen, jf. personopplysningsloven § 28 tredje ledd jf. fjerde ledd.
6 Personvernnemndas syn
Spørsmålet for nemnda er om A med hjemmel i personopplysningsloven § 27 eller § 28 kan kreve sletting av en rekke personopplysninger om seg og sin familie, fra en barnevernjournal. Det er ingen tvil om at de aktuelle opplysningene utgjør personopplysninger, jf. personopplysningsloven § 1, jf. § 2 nr. 1.
Personopplysningslovens § 27 regulerer retting av mangelfulle opplysninger. Sletting er en av formene for retting som loven gir anvisning på. Etter første ledd skal den behandlingsansvarlige av eget tiltak, eller på begjæring fra den registrerte rette personopplysninger som er mangelfulle. Vilkåret for at personopplysningene skal anses som mangelfulle er at de er uriktige eller ufullstendige. Etter annet ledd skal retting av uriktige eller ufullstendige personopplysninger som kan ha betydning for dokumentasjon skje ved at opplysningene tydelig markeres og suppleres med korrekte opplysninger. Etter tredje ledd kan det bestemmes at retting skal skje ved at de mangelfulle personopplysningene slettes eller sperres uten hinder av bestemmelsen i annet ledd. Vilkåret for sletting etter tredje ledd er at det foreligger tungtveiende personvernhensyn. Nærmere fremgangsmåte ved sletting følger av fjerde ledd.
En samlet nemnd deler Datatilsynets vurdering av at det skal være en høy terskel for å fatte vedtak om sletting av personopplysninger i barnevernjournal. Slik nemnda ser det gir de nedtegnede bekymringsmeldingene et bilde av de opplysningene som faktisk ble inngitt. Det kan ikke kreves at slike opplysninger på objektivt grunnlag skal være riktige. På det tidspunktet opplysningene ble mottatt hadde barnevernet plikt til å nedtegne dem. Det avgjørende må etter nemndas vurdering være at opplysningene ikke er ufullstendige, slik at de som leser opplysningene i barnevernmappa også blir kjent med A og andre parter og instansers fremstilling av saken, se nemndas tilsvarende vurderinger i PVN-2003-04 og PVN-2013-06. Dette er ivaretatt ved at brevet til A fra X kommune datert 31. juli 2017, samt Y barneverns brev 22. februar 2017, er inntatt i barnevernmappa, sammen med Fylkesnemnda avgjørelse og tingrettens dom, hvor bevisene er omtalt. Personvernnemnda deler Datatilsynets og barnevernets vurdering av at det er viktig å dokumentere bekymringsmeldinger som leder til undersøkelser, selv om bekymringsmeldingen ikke fører til tiltak fra barnevernets side. Det gjelder også etter at en sak er avsluttet hos barneverntjenesten.
Nemnda deler seg imidlertid i et flertall og et mindretall når det gjelder kravet om sletting av opplysningene om henholdsvis politianmeldelsen og den nedtegnede samtalen mellom Y barneverntjeneste v/E og overlege F.
Nemndas flertall (bestående av Mari Bø Haugstad, Bjørnar Borvik, Ellen Blinkenberg, Petter Bae Brandtzæg og Gisle Hannemyr) er enig med tilsynet i at personvernhensyn også for disse opplysningene er tilstrekkelig ivaretatt gjennom sakens samlede fremstilling og at det ikke foreligger tungtveiende grunner til å fatte vedtak om sletting eller sperring etter personopplysningsloven § 27 tredje ledd.
Etter personopplysningsloven § 28 skal en behandlingsansvarlig ikke lagre personopplysninger lenger enn det som er nødvendig for å gjennomføre formålet med behandlingen. Nemndas flertall legger til grunn at selv om barnevernssaken er avsluttet er de registrerte opplysningene nødvendige for å forklare og vurdere barnevernets fremgangsmåte og beslutninger i saken. Flertallet viser blant annet til at klager, ifølge barneverntjenesten, stadig stiller spørsmål ved barnevernets arbeid i denne saken, slik at dokumentene fortsatt kan bli gjenstand for offentlig behandling. Opplysningene er, slik flertallet ser det, fortsatt nødvendige for formålet og kan da ikke kreves slettet etter første ledd.
Opplysninger kan likevel slettes dersom vilkårene i personopplysningsloven § 28 tredje ledd er oppfylt. Etter denne bestemmelsen kan den registrerte kreve at opplysninger som er «sterkt belastende» skal slettes dersom dette ikke strider mot annen lov, og er forsvarlig ut fra en samlet vurdering av blant annet andres behov for dokumentasjon, hensynet til den registrerte og de ressurser gjennomføringen av kravet forutsetter. Flertallet deler barnevernets og Datatilsynets vurdering av at hensynet til behov for dokumentasjon må veie tyngre enn hensynet til at A og hans familie opplever opplysningene som belastende. Også for denne vurderingen er det av stor betydning at klagers fremstilling fremkommer tydelig av barnevernjournalen, slik at den samlet sett fremstår balansert. Flertallet forutsetter derfor at barnevernjournalen også suppleres med den fremlagte e-postutvekslingen mellom A og overlege F 30. - 31. januar 2017, samt brevet fra lensmann G datert 28. juli 2015.
Nemndas mindretall (bestående av Hans Marius Graasvold) mener følgende opplysninger skal sperres, jf. personopplysningsloven § 27 tredje ledd:
- nedtegnelse i telefonnotat fra samtale mellom Y barneverntjeneste v/E og overlege F datert 05.05.2014 som begynner med «Avdelingsleder informerer» og slutter med «Avdelingsleder vil ringe opp.»;
- følgende setning i telefonnotat fra samtale mellom barneverntjenesten i Z og politiet i Z datert 04.04.2014: «Informerer med at de har fått anmeldelsen bvtj har mottatt kopi av.»
De nevnte opplysningene er etter mindretallets oppfatning av svært belastende karakter, samtidig som de må anses dokumentert uriktige. Det vises her til henholdsvis uttalelse fra overlege F i e-poster begge datert 31. januar 2017, og brev fra Ø politidistrikt til barneverntjenesten i Æ datert 28. juli 2015. Supplering fremstår for mindretallet ikke som en tilfredsstillende løsning for klager. Det bør være et selvstendig mål å sikre at objektivt gale opplysninger ikke benyttes. Supplering gir ikke en slik sikkerhet. Det gir i tillegg liten mening å skulle supplere opplysninger som rent objektivt er gale fremfor å sperre, eventuelt slette dem.
Slik saken er fremstilt for nemnda, fremstår det som uklart hvorvidt barneverntjenesten har lagt vekt på disse konkrete opplysningene i sine avgjørelser. En konsekvens av dette er at det også er uklart for nemnda hvorvidt det gjør seg gjeldende et behov for å arkivere disse opplysningene. For å ivareta hensynet til klager, og samtidig ivareta et eventuelt arkiveringsbehov, mener mindretallet at de aktuelle opplysningene skal sperres, jf. personopplysningsloven § 27 tredje ledd. Sperring innebærer at opplysningene oppbevares, men gjøres utilgjengelige etter nærmere retningslinjer konkret fastsatt av Datatilsynet, jf. Ot. prp. nr. 92 (1998-99) s. 124. Sperring gir etter mindretallets oppfatning tilfredsstillende sikkerhet, og skal da foretrekkes fremfor sletting, jf. nevnte lovforarbeider. Siden mindretallets votum ikke blir lagt til grunn i nærværende avgjørelse, går en ikke nærmere inn på hvordan disse retningslinjene eventuelt skulle vært utformet.
Vedtak ble deretter fattet i samsvar med flertallets syn.
7 Vedtak
Klagen tas ikke til følge.
Oslo, 20. mars 2018
Mari Bø Haugstad
Leder